□ 南充市人社局 王 濤

畢業生檔案管理是人才交流中心日常工作的重要內容，關系到能否最大化發揮人才作用，并直接影響到人才的優化配置。由于大學畢業生的不斷增加，人才交流中心接受和保管的檔案數量也愈來愈多，在管理過程中也暴露了不少問題，因此，我們必須正確認識和對待這些問題，在實際工作中不斷研究相關措施來提高檔案管理的效率和水平。

存在的問題

檔案管理人員配備不足。根據我國檔案管理的有關規定，每千卷檔案都要有一名檔案管理人員專門負責，但多數檔案管理崗位的人員達不到這個比例，而由于大學擴招，每年大學畢業生的人數卻在不斷增長，檔案數量也隨之增多，以南充市人才流動中心為例，今年接收的大學生檔案數已經超過了25000份，而專業檔案管理人員僅僅5人。一個人分管幾項工作，承擔了遠遠超標的工作量，嚴重影響檔案管理工作的質量和效果。

被棄檔案管理難度大。隨著經濟的迅猛發展，我國就業流動率也不斷增大。人才的加速流動給人才交流中心檔案管理工作帶來一定壓力。部分學生畢業后檔案寄放在人才交流中心后，便置之不理，而等到需要檔案的時候才去人才交流中心提取檔案。面對大量被“遺棄”檔案，檔案管理人員既無法保證檔案的及時更新，又占用了本不寬裕的檔案存放空間，給檔案管理工作帶來不小的困難。

檔案管理信息化程度不高。 在當今時代，信息化管理已經走入各行各業，但檔案管理還遠沒有達到信息化管理的要求。一方面很多基層單位條件較差，負擔不起管理軟件的費用，只能用基本的office軟件來辦公，信息化無從談起。另一方面，紙質檔案的信息化管理，需要把紙質的檔案全部錄入成電子版的，這樣大的工作量，需要更多的人力物力，部分基層單位的檔案管理本來就技術落后、人員匱乏，因此無法保證檔案管理信息化的水平。

重視和認識程度不夠。目前，由于對檔案管理的重要性認識的不足，導致部分基層人才交流中心管理人員認為檔案管理就是簡單的檔案收發，簽字蓋章而已，對檔案人員的配備、制度的完善和專業素質的提升的重視程度不足，這必然影響檔案管理工作的效率和質量。

加強人才交流中心檔案管理的措施

首先應積極引進人才，按照檔案管理的相關規定和實際需求配備足夠的專職人員。對在職的管理人員，加強組織參加專業技術培訓，培養出更多專業素質過硬、工作經驗豐富還懂得信息化技術的復合型人才。另外，還可以引進高校相關專業的大四學生來實習，對實習生進行相關專業培訓后，可以輔助人才交流中心的管理人員進行部分工作，比如新進檔案的登記、分類、拆封、郵寄等基礎性工作，這樣不但解決了相關專業學生的實習問題，也可以緩解人才交流中心7-10月的檔案接收高峰期人手嚴重不足的問題。

進一步完善檔案管理辦法。為了更好的實現檔案的規范管理，管理人員應該將管理辦法統一化，通過統一歸類的辦法來實現檔案的規范管理和辦法的一致性。可以對檔案進行分類、專人負責、檔案的轉出和轉入都要按照相關規定和程序嚴格執行。對檔案分類，可以按時間分類、也可以按來源分類，一級分類后，再進行二級分類，比如一級按地區分類的檔案可以再按照姓名、年齡、專業等區分，然后做好標記，方便查找和管理。分派專人去管理被棄檔案，及時清理分類。 

加強信息化管理。人才交流中心在接收畢業生檔案的時候，就應該將檔案中的信息完整錄入到電腦系統，日常的管理工作比如檔案的調入調出，檔案材料的增減等也應該在電腦系統里記錄，并同時做好多機備份和云端備份，做到相關材料能在電腦上一目了然的查閱到。在可能的情況下，加大資金投入，購買適合的管理軟件，使檔案管理更科學更系統，這有利于檔案的統一管理，既節約了時間，減少了不必要的程序，提高了效率，也為畢業生檔案管理提供了更有效更便捷的途徑。

提高對檔案管理重要性的認識。檔案管理是一項責任重大、意義深遠又復雜的工作，它關系到存檔本人一生的命運。對于人才交流中心檔案管理的從業人員，要定期進行專業知識的培訓，增強管理人員的業務技能。加強思想道德建設，提升管理人員的責任感和使命感。上級主管部門應該不定期對檔案管理工作進行監督和抽查，發現問題要制定相應的改進方案，并執行實施。

綜上所述，我們應該正確面對目前人才交流中心檔案管理工作存在的問題，不斷總結經驗，不斷探索改進措施，把檔案管理工作落到實處。并積極做好檔案管理重要性的宣傳工作，為檔案所有人提供高質量的服務，使檔案管理工作上一個新的臺階！